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居酒屋事典

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飲み会の成功の鍵は幹事の細やかな気配りと笑顔!失敗しない幹事の進め方

忘年会、新年会、歓送迎会、同窓会、結婚式の二次会など、飲み会の幹事になると責任を感じてしまうかもしれません。進んで幹事になった場合は良いですが、上司に頼まれた、当番がまわってきたなどの理由で幹事になったときは、責任感が強ければ強いほど、気が気ではありません。

しかし、飲み会は親睦を深めるせっかくの機会です。この日を楽しみにしている参加者もいます。飲み会の成功の鍵は幹事の細やかな気配りと笑顔。幹事自身が楽しんでいると自然と場は盛り上がるでしょう。そのために、手伝ってくれる人を見付け、しっかりと下準備をして当日に備えることが大切です。

日程を決めて店を選ぶ

日程を決めて店を選ぶ

結婚式の二次会などあらかじめ日程が決まっている場合は良いですが、参加者全員の都合のいい日に合わせる場合はひと苦労。まずは上司の都合を聞き、そのあとで参加者に都合のいい日をできるかぎり多く挙げてもらいましょう。

また、あらかじめ目星をつけておいた店があれば、定休日を確認することも忘れてはいけません。店は参加人数と予算に合ったところを選びます。コースの値段、飲み放題があるかないかなど調べ、不安な場合はお店に直接電話しましょう。さらに、マイクを使う、DVDを流す場合は、設備が整っているかも確認が必要です。レンタル料が発生する店もあるのでしっかり聞いておきましょう。会費は、料理や飲み放題の他、レンタル料や花束などが必要な場合は、すべての費用を加算して会費を決めます。

参加者に連絡をする

会社の場合は一斉送信メールで連絡を取るのが良いでしょう。ただし、上司などの目上の人には直接話をするか、個人的にメールを送って誘うと失礼がありません。

また、参加や不参加の返信がない場合は、何らかの理由で相手にメールが届いていない、もしくは相手がメールを開いていないことが考えられるので、再送するか、直接電話で確認しましょう。返信がなかったことで不参加にしてしまうと、あとからトラブルのもとになります。参加者がSNSを利用している場合は、SNSのグループ機能などを使って連絡するのも便利です。

当日

大人数の宴会の場合、事前準備があるので幹事は20~30分前には会場に入りましょう。数人の飲み会であれば5~10分前で良いでしょう。

集金のタイミング

アルコールの入った帰り際に参加費をもらおうとするとトラブルの原因になりかねないので、あらかじめ参加者リストを作っておき、来た人から先に会費をもらいます。

幹事自身が司会や映像を担当する場合は、ひとりで抱え込まず、信頼のできる人に会費の管理を任せましょう。飲み放題プランであれば先に店の会計を済ませてもいいかもしれません。後日の確認用に領収書を受け取っておくと良いでしょう。

ムードメーカー的存在に

会が和やかに進行するように、場に気を配るのも幹事の仕事。たくさんお酒を飲みたい気持ちをぐっと我慢して、お酒をすすめられてもほどほどの量にしておきましょう。参加者が人見知りで会話が弾んでいないようなら、率先してお酌にまわることも気の利いたもてなしです。また酒の場でトラブルが発生したら、間に入って仲裁を。気分の悪い人などには水やウーロン茶などを手配して介抱してあげるのも"できる幹事"です。